Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe de organisatie van HIT Zeeland 2026 omgaat met persoonsgegevens die worden verzameld via de mobiele app "Hunted HIT Zeeland" (hierna: "de app"). De app wordt uitsluitend gebruikt in het kader van het georganiseerde scoutingevenement HIT Zeeland 2026 en is niet openbaar beschikbaar.

De app is ontwikkeld en wordt beheerd door de organiserende scoutinggroep. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

De verwerkingsverantwoordelijke is de organiserende scoutinggroep van HIT Zeeland 2026. Voor vragen over je gegevens kun je contact opnemen via dev@jappel.nl.

3.1 Accountgegevens

• Gebruikersnaam: aangemaakt door de organisatie en verstrekt aan de deelnemer voor aanvang van het evenement.
• Wachtwoord: opgeslagen in versleutelde vorm via Clerk (authenticatiedienst). De organisatie heeft geen toegang tot wachtwoorden in leesbare vorm.
• Teamnaam en teamsamenstelling: naam van het team en de naam van de deelnemer(s) in het team.

3.2 GPS-locatiegegevens

• Wanneer: uitsluitend tijdens een actieve spelsessie (als het spel door een stafmedewerker is gestart en nog niet is beëindigd). Buiten spelsessies wordt geen locatie verzameld of verstuurd.
• Wat: geografische coördinaten (breedtegraad, lengtegraad) van het apparaat dat de deelnemer bij zich draagt.
• Hoe vaak: elke 3–10 seconden wordt de locatie naar de server gestuurd. De exacte frequentie wordt automatisch aangepast op basis van nabijheid tot andere teams en spellocaties: dichter bij relevante punten leidt tot frequentere updates. Op het apparaat zelf wordt de locatie continu gepeild voor nabijheidsdetectie.
• Wie ziet dit: stafmedewerkers kunnen alle locaties live inzien. Teams in de rol van jager zien de (vertraagde) locaties van teams in de rol van crimineel. Teams zien nooit de locatie van andere jagerteams.
• Na afloop: GPS-locatiegeschiedenis wordt bewaard voor het terugkijken van spelreplays door stafmedewerkers. Zie sectie 6 voor bewaartermijnen.

3.3 Spelgegevens

• Acties uitgevoerd tijdens het spel: buitstortingen, vangsten, puzzeloplossingen, power-up activaties.
• Puntentotalen en ranglijsten per sessie en over het gehele evenement.
• Foto's: voor bepaalde spelopdrachten kunnen deelnemers foto's maken en insturen via de app. Deze foto's worden uitsluitend bekeken door stafmedewerkers die de opdracht beoordelen. Foto's worden samen met alle andere gegevens uiterlijk 30 dagen na afloop van het evenement verwijderd.

3.4 Technische gegevens

• Apparaat-ID (voor sessiebeheer, om te bepalen welk apparaat actief is per team).
• Tijdstempels van inlogacties en sessieovernamen.
• Verbindingsstatus (online/offline) ten behoeve van betrouwbare gameplay.
• Push-notificatietokens: per apparaat wordt een Expo push-notificatietoken opgeslagen om spelnotificaties (zoals sessie-start, vangsten en power-ups) af te leveren. Dit token bevat geen persoonsgegevens en wordt verwijderd wanneer het apparaat wordt uitgelogd.

Deelname aan het evenement is vrijwillig. Indien een deelnemer bezwaar maakt tegen de GPS-verwerking, is deelname aan de spelonderdelen waarbij GPS vereist is helaas niet mogelijk.

Wij delen persoonsgegevens niet met derden voor commerciële of marketingdoeleinden.

Wij maken gebruik van de volgende verwerkers, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben of die voldoen aan de AVG-vereisten:

Alle gegevensoverdracht vindt plaats via versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS).

Na de bewaartermijn worden alle gegevens permanent en onomkeerbaar verwijderd uit de systemen van Convex en Clerk.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen:

• Alle communicatie tussen de app en de server is versleuteld via TLS.
• Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen.
• Toegang tot het stafportaal is beperkt tot geautoriseerde stafmedewerkers via persoonlijke inloggegevens.
• GPS-locatiegegevens zijn alleen zichtbaar voor stafleden en (in beperkte, vertraagde vorm) voor andere deelnemers binnen de spelregels.
• Spelgegevens zijn niet toegankelijk buiten de app en het stafportaal.

Elke deelnemer (of diens ouder/voogd bij minderjarigen) heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op correctie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke verplichting.
• Recht op beperking: je kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kun je richten aan dev@jappel.nl. Wij reageren binnen 4 weken.

Indien je van mening bent dat wij je gegevens niet correct verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

De app is bestemd voor gebruik door minderjarigen in het kader van het scoutingevenement. Accounts worden aangemaakt door de organisatie, niet door de deelnemers zelf. Ouders of voogden die vragen hebben over de verwerking van gegevens van hun kind, kunnen contact opnemen via dev@jappel.nl.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie is beschikbaar via de app en het stafportaal. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd aan deelnemers en stafleden.

Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.